Bir kurumun en pahalı kaynağı nedir?

Binaları mı? Teknolojisi mi? İnsan kaynağı mı?

Belki de hepsinden daha değerlisi, neyi neden yaptığını hatırlama kapasitesi, kurumsal belleğidir.

Çünkü hafızası olmayan kurum, yalnızca geçmişini unutmaz; aynı hataları yeniden yapar, aynı soruları tekrar sorar, aynı deneyimleri yeniden satın alır. Üstelik bunu çoğu zaman “yeni bir proje” diye sunar.

Kısacası, kurumsal belleği zayıf olan kurumların en büyük rakibi rakipleri değil, kendi unutkanlıklarıdır.

Toplumlar için de durum farklı değildir. Geçmişini hatırlamayan toplum, yalnızca tarih bilgisini kaybetmez; ortak deneyimlerini, başarılarını, hatalarını, değerlerini ve krizlerden çıkardığı dersleri de kaybetmeye başlar.

Bu nedenle güçlü bellek, nostalji değildir.

Güçlü bellek, sağlam geleceğin ön koşuludur.

Neden belleğe ihtiyacımız var?

Çünkü hiçbir kurum ve hiçbir toplum bugün sıfırdan başlamaz.

Bugünün kararlarının arkasında dünün deneyimleri, alınmış kararlar, yapılan yatırımlar, başarılar, başarısızlıklar, krizler ve insan hikâyeleri vardır.

Kurumsal bellek; “Ne yaptık?” sorusundan daha fazlasıdır.

Asıl soru şudur: “Ne öğrendik?”

Bir kurumun gerçek hafızası, toplantı tutanaklarının veya dijital arşivlerin toplamından ibaret değildir. Gerçek bellek; kararların neden alındığını, hangi seçeneklerin neden elendiğini, hangi uygulamaların neden başarılı veya başarısız olduğunu ve hangi deneyimlerin gelecekte yol gösterebileceğini koruyabilmektir.

Aksi halde kurumlarda garip bir döngü başlar:

Yeni yönetim gelir, eski dosyalar açılır.

Eski dosyalar açılır, “Bunu daha önce yapmışız” denir.

Biraz daha araştırılır ve “Üstelik aynı nedenle başarısız olmuşuz” bilgisine ulaşılır.

Sonra herkes birbirine bakar.

Ve proje yeniden başlar.

İşte kurumsal bellek tam da bu döngüyü kırmak içindir.

Bellek neden gelecekle ilgilidir?

Çünkü geçmişi bilmek, geçmişte yaşamak anlamına gelmez.

Tam tersine, geleceği daha bilinçli kurabilmenin altyapısını oluşturur.

Bellek; stratejinin görünmeyen sermayesidir.

Bir kurum çalışanlarının deneyimini kaybettiğinde yalnızca insan kaybetmez; bilgi, ilişki ağı, karar deneyimi ve kurumsal sezgi de kaybeder.

Bir toplum ortak hafızasını kaybettiğinde ise yalnızca geçmişini değil, ortak geleceğini kurma kapasitesini de zayıflatır.

Bu yüzden sürdürülebilirlik yalnızca finansal kaynakların, doğal kaynakların veya teknolojik altyapının gelecek kuşaklara aktarılması değildir.

Bilginin, deneyimin ve kurumsal öğrenmenin de gelecek kuşaklara aktarılması gerekir.

Bugün bir kurumda çok iyi çalışan bir sistem varsa ve o sistemi bilen kişi emekli olduğunda sistem de onunla birlikte emekli oluyorsa, ortada sürdürülebilirlik değil, kişiye bağlılık vardır.

Kurumun hafızası kişilerin zihninde hapsolmuşsa, kurum aslında hafızalı değil; emanetçi durumundadır.

Peki, nasıl başarılır?

Öncelikle belleği bir “arşivcilik faaliyeti” olmaktan çıkarmak gerekir.

Dosyaları saklamak önemlidir; fakat dosya mezarlığı oluşturmak başka, yaşayan bir kurumsal hafıza oluşturmak başkadır.

Bunun için birkaç temel ilkeye ihtiyaç vardır:

Birincisi: Bilgiyi kayıt altına almak.

Kararların yalnızca sonucunu değil, gerekçesini de kaydetmek gerekir.

“Ne yaptık?” kadar “Neden yaptık?” sorusunun cevabı da korunmalıdır.

İkincisi: Deneyimi kurumsallaştırmak.

Bir çalışanın kişisel tecrübesi, kurumun ortak bilgisine dönüşebilmelidir.

Üçüncüsü: Öğrenme kültürü........

© Hürses