La entrega del cargo del administrador |
Posterior a la realización de las asambleas ordinarias en propiedad horizontal y por decisión de los nuevos consejos de administración, suele decidirse dar por terminado el contrato con el antiguo administrador, y nos preguntamos qué documentación debe hacer entrega el representante legal saliente. Estos serían acordes a la normativa: 1. Toda la información contable con sus respectivos soportes. También soporte de la ejecución presupuestal. 2. Toda la documentación patrimonial: títulos, documentos que soportan la propiedad de bienes; así como las pólizas de seguros que tiene el edificio por obligación legal o por prevención contractual, etc. 3. Documentación urbanística y legal del edificio: planos, escrituras, reglamentos de propiedad horizontal, licencias; etc. 4. Libros de actas de asamblea, consejos de administración, comités de convivencia y libro de propietarios y residentes de la copropiedad. 5. Bitácoras de mantenimiento de los bienes comunes, políticas de cartera, seguimiento del programa del SSGT, certificaciones de ascensores (donde es obligatorio), etc. 6. Informe sobre los procesos judiciales que adelanta la copropiedad. 7. Inventario de los contratos que tiene la copropiedad, junto con un informe detallado de cada uno de ellos. 8. Una relación de todos los bienes que hacen parte de la copropiedad especificando cuando deben realizarse los respectivos mantenimientos, reparaciones y reposiciones de los mismos. 9. Entrega de claves de equipos de cómputo, correos electrónicos y plataformas de bancos y servicios que se tengan en la copropiedad. 10. Las informaciones específicas adicionales que tenga cada edificio y que pueda dejar en claro la trasparencia de una entrega.
Hay dos momentos en que se distingue al administrador como persona y profesional: 1. Cuando recibe el cargo. Si sólo se dedica es hablar de los errores de su antecesor, simplemente está demostrando su mediocridad. El buen administrador es aquel que bajo las posibles falencias del anterior se dedica a realizar con su propio estilo acciones para que se visualice el cambio y no criticando. El que cree que se hace grande deteriorando la imagen de un colega, simplemente esta mostrando su propia mediocridad. 2. En la entrega del cargo. Es necesario recordar que cuando se desiste de los servicios de administración, es el consejo de administración quien tomó la decisión y no el colega saliente. Una buena entrega inventariada y sustentada; deja la trazabilidad de un trabajo que históricamente se realizó y de la grandeza profesional de quien entrega.
Es necesario aclarar que existen diferentes tipos de administración que conllevan muchas veces a resultados diferentes y que no podemos entrarlas a evaluar emocionalmente. También que el órgano de control en primera instancia es el consejo de administración y la asamblea general de copropietarios integrada por cada uno de los propietarios del Edificio o Conjunto. Luego no podemos deteriorar la imagen de quien nos ha servido cuando no hemos ejercido un control efectivo. ¡Aprendamos de nuestros propios errores y seamos grandes en nuestro actuar!