Empieza a cumplirse el término que, por reglamentos de propiedad horizontal y la ley, exige realizar la asamblea general ordinaria en los edificios o conjuntos. Muchos creen que, por el solo hecho de cumplirse dichos términos, no es necesario adelantar ciertos trámites para darle viabilidad administrativa a la persona jurídica. Analicemos qué se debe adelantar una vez terminada esta reunión:

1. Elaborar el acta de asamblea, la cual debe ser firmada por el secretario y el presidente de la asamblea. El contenido de esta debe cumplir con los requisitos exigidos en el artículo 47 de la Ley 675/01. 2. La comisión verificadora debe conceptuar que lo transcrito en el acta corresponde fielmente a lo aprobado por los propietarios durante la reunión. 3. El administrador deberá realizar la publicidad del contenido del acta tanto a propietarios, como residentes. Esta publicación debe efectuarse dentro de los 20 días hábiles siguientes a la realización de la asamblea presencial o dentro de los 10 días siguientes cuando se trate de reuniones no presenciales. Recordemos que el Decreto 768 de 2025 otorgó facultades a la Policía para imponer sanciones a los administradores que no entreguen dichos documentos cuando les sean solicitados (16 salarios mínimos diarios legales vigentes (SMDLV)).

4. Es conveniente que se reúnan el consejo saliente y el consejo nombrado en la asamblea, con el fin de coordinar las políticas de auditoría vigentes y revisar los proyectos pendientes que deben ser supervisados. Muchas veces, por controversias personales, no realizan este encuentro, poniendo en riesgo la función de control de la persona jurídica. 5. Realizar una reunión para el nombramiento de dignidades dentro del consejo (presidente, secretario y administrador) y establecer una programación de la reunión en el trascurso del periodo. 6. En la misma reunión, elaborar las políticas de control de la persona jurídica y establecer las mediciones sobre el cumplimiento de los procesos por parte del administrador.

7. Realizar la inscripción ante la alcaldía o ante el órgano delegado para ello, de la administración y la persona jurídica de la propiedad. Sin la actualización de este documento, la representatividad ante terceros puede verse afectada. 8. Socializar las expensas de administración correspondiente a cada unidad privada y el sistema de recaudo. 9. Determinar la forma de socialización y comunicación de los actos administrativos y de control que adopte el consejo de administración. 10. Transcurridos dos meses, revisar en la página web de la Rama Judicial si existe algún proceso de impugnación sobre las decisiones tomadas en la copropiedad.

Cómo puede analizarse, al terminar la asamblea ordinaria no finaliza un periodo, sino que inicia uno nuevo que debe desarrollarse con mayor organización, experiencia y socialización, para que sea la base de una adecuada convivencia en propiedad horizontal.

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