Comunicación asertiva en las asambleas |
Para muchos, las asambleas generales de copropietarios se han convertido en un espacio desagradable, debido a su duración, a la redundancia generada por los discursos interminables ante la toma de decisiones y a las agresiones entre los asistentes. Para mayor eficacia en la comunicación se sugieren las siguientes pautas:
1. Establezca desde el inicio reglas para la intervención de los asistentes, como establecer un tiempo máximo para intervenciones, prohibir interrupciones y usar la palabra solo con autorización del moderador. 2. Defina los objetivos de la asamblea con anterioridad, recordando que el objetivo principal es la toma de decisiones y la búsqueda de soluciones, evitando discursos orientados a buscar culpables por diferencias personales. 3. Cuando se nombre el presidente de la asamblea, este debe tener autoridad real, con capacidad de cortar intervenciones improductivas. Asimismo, debe conocer todos los puntos que se van a tratar. 4. Realice intervenciones enfocadas: quien preside la reunión debe limitar la participación a comentarios relacionados con el punto de discusión. Si la intervención no corresponde, se agenda para otro espacio. 5. Genere un ambiente de cero tolerancias frente a las descalificaciones, estableciendo como límite la participación orientada al cumplimiento de los objetivos de la reunión. Si surge un conflicto personal, debe sugerirse tratarlo en una reunión privada o con el comité de convivencia. 6. Proponga la dinámica de “una propuesta concreta”: quien señala un problema debe proponer una alternativa. 7. El presidente debe utilizar un lenguaje neutral en la conducción, evitando frases que polaricen y reformulando las intervenciones agresivas y cargadas de emociones en términos objetivos, para poder tomar acciones concretas. 8. Fomente la escucha activa, resumiendo la intervención antes de responder y validando las emociones sin necesariamente dar la razón. Por ejemplo: “entiendo que sienta rabia…”. 9. Proponga pausas cuando el ambiente se tensione, y así retomar la discusión con un enfoque racional. 10. No presente a la asamblea temas que no le corresponden decidir a este órgano o que sean innecesarios para la asamblea ordinaria. 11. Se deben limitar las intervenciones repetitivas: el moderador puede usar frases como “ese argumento ya fue registrado”. 12. Debe diferenciarse la opinión de una decisión legal, recordando que existen acciones reglamentadas por la ley y que no todo es debatible si la norma ya lo establece. 13. Se debe cerrar cada punto con una conclusión clara, finalizando con síntesis y agradecimientos por la participación respetuosa.
Debe entenderse el compromiso que tiene un presidente de asamblea para que la comunicación sea efectiva y que éstas no se conviertan en un combate social donde vivimos.