Le nuove regole per i rimborsi spesa: ecco quando è obbligatorio il pagamento tracciabile |
Roma, 14 febbraio 2026 - Rimborso spese: dal 2026 non basta più conservare scontrini o fatture per le trasferte dei dipendenti, il Fisco controlla anche il metodo di pagamento. Questa novità, introdotta dalla circolare n.15/E del 22 dicembre 2025 dell’Agenzia delle Entrate, interessa dipendenti e lavoratori con redditi assimilati e riguarda trasferte fuori e dentro il comune, incluse spese di hotel, vitto, taxi, noleggio con conducente, pedaggi e imposta di soggiorno. L’obiettivo è ridurre l’uso del contante e rendere i rimborsi più trasparenti e verificabili, imponendo a aziende e lavoratori di aggiornare regolamenti interni e modalità di documentazione.
Trasferte fuori comune: rimborso e limiti fiscali
Quando la trasferta avviene fuori dal comune della sede di lavoro, l’azienda può adottare tre sistemi di rimborso: forfettario, misto o analitico. Nel sistema forfettario il dipendente riceve un’indennità giornaliera fino a 46,48 euro in Italia e 77,47 euro all’estero. Le spese di viaggio documentate restano fuori dal reddito, mentre eventuali extra diversi da viaggio o trasporto diventano imponibili. Ad esempio, Maria, commerciale a Bari, va due giorni a Roma e riceve l’indennità forfettaria. Se sostiene cene extra non documentate, quelle diventano tassabili.
Nel sistema misto l’indennità giornaliera si abbina al rimborso di vitto e/o alloggio, ma la franchigia dell’indennità si riduce: di un terzo se si rimborsa solo vitto o solo alloggio, di due terzi se si rimborsano entrambi. Ipoteticamente, Luca, che lavora a Potenza e si reca a Milano per tre giorni, riceve l’indennità ridotta secondo la franchigia, ma il rimborso di hotel e pasti documentati resta esente da tassazione.
Il sistema analitico, infine, consente di rimborsare tutte le spese documentate, comprese vitto, alloggio, viaggio e trasporto, senza che concorrano al reddito. Spese minori come lavanderia, telefono o mance restano esenti fino a 15,49 euro al giorno in Italia e 25,82 euro all’estero. Quindi, Francesca, che va a Napoli da Lecce per due giorni, paga hotel, pasti e una mancia di 20 euro. I rimborsi principali restano esenti, mentre 4,51 euro eccedenti la soglia diventano tassabili.
Trasferte dentro il comune: la novità salva-rimborsi
Per le trasferte intra-comunali, le regole fino al 2025 prevedevano quasi sempre la tassazione dei rimborsi, salvo i trasporti documentati tramite vettore. Dal 1° gennaio 2026, invece, i rimborsi di viaggio e trasporto non concorrono più al reddito se adeguatamente documentati. Anche i rimborsi chilometrici per l’uso dell’auto propria, pedaggi e parcheggi restano esenti se correttamente comprovati. Senza documentazione, invece, il rimborso rischia di essere tassato.
Tracciabilità dei pagamenti
La principale novità riguarda le norme in fatto di tracciabilità: con le nuove regole il pagamento tracciabile è obbligatorio in Italia per vitto, alloggio, taxi, noleggio con conducente e imposta di soggiorno. Devono essere usati strumenti come carta di credito o debito, bonifico, Mav, PagoPA o app tipo PayPal e Satispay. Pagamenti in contanti possono far perdere l’esenzione fiscale. Biglietti di treni, aerei, autobus e navi di linea, così come rimborsi chilometrici, sono invece esclusi dall’obbligo. In caso di trasferte all’estero invece, la tracciabilità non è richiesta.
Come evitare tasse nascoste
Per non rischiare tassazioni è fondamentale conservare tutta la documentazione delle spese: ricevute di carta di credito o debito, bollettini, Mav, pagamenti tramite PagoPA e, come prova residuale, estratti conto. In caso di pagamenti digitali o con criptovalute, è necessario allegare anche il documento fiscale. Gli estratti conto devono mostrare solo le informazioni utili alla liquidazione del rimborso, oscurando dati superflui per tutelare la privacy. È importante documentare ogni spesa, usare strumenti di pagamento tracciabili quando richiesto, conservare note interne e conoscere i limiti di non imponibilità previsti per ciascun sistema di rimborso. Seguendo queste regole, i rimborsi restano fuori dal reddito, proteggendo il dipendente e garantendo trasparenza fiscale.